Saznajte kako povećati produktivnost na poslu — i prestati se utapati

Svi želimo izbjeći ljutite poglede šefova koji nam poručuju da ne radimo dovoljno. No, što ako izvršavamo sve zadatke na vrijeme, ali se i dalje se osjećamo kao da se utapamo u poslu?

Razlog tomu je što nas nitko nije naučio kako biti istinski produktivan. Pritom ne mislimo na puko izvršavanje zadataka, već o kvalitetno odrađenom poslu i biranju prioriteta.

Upravo je to ključ prave produktivnosti koja će Vam pomoći da skinete teret s leđa. Vrijeme je za promjene u Vašem radnom danu. Počnite s ovih šest dokazanih tehnika.

Što znači produktivnost na radnom mjestu?

Produktivnost ili učinkovitost na radnom mjestu ne podrazumijeva samo da izvršavate zadatke na vrijeme. Točnije bi bilo da je produktivnost omjer između utrošenih radnih sati i sredstava te krajnjeg rezultata.

Krajnji rezultat ovisi o tome kako ga poduzeće definira.

To može biti broj prodaja u danu, količina proizvedenih dobara, prihod, kvaliteta obavljenog rada… ili sve od navedenog.

Za primjer recimo da zaposlenici u isto vrijeme dobiju isti zadatak. Jednom zaposleniku je trebalo tri sata da ga izvrši, dok je drugom bilo potrebno samo sat vremena.

To nužno ne znači da je drugi zaposlenik pobijedio u produktivnosti. Važno je uzeti u obzir i kvalitetu obavljenog rada te količinu utrošenih sredstava što je firmi, naravno, trošak.

Kako poslodavci mjere produktivnost svojih zaposlenika?

Ovo su tri glavna načina mjerenja produktivnosti zaposlenika:

• Broj obavljenih zadataka — najjednostavniji, ali i najgori način da se izmjeri produktivnost. Primjerice, zadano Vam je da svaki dan obavite pet zadataka, a poslodavac će samo procijeniti jeste li u tome uspjeli.
• Prihod po zaposleniku — ukupni prihod : ukupan broj zaposlenika. Iako se ovim načinom lako mjeri kolektivni učinak, on neće poslodavcu reći previše o individualnom učinku svakog zaposlenog.
• Radna učinkovitost — prihod : ukupan broj sati. Ovom formulom poslodavci najbolje mogu ocijeniti individualni učinak, no mogu je iskoristiti samo ako znaju prihod koji je stvorio pojedini radnik.

Uvid u to kako poslodavac mjeri Vaš učinak odmah će Vam reći što trebate popraviti da biste povećali svoj rezultat.

Kako poboljšati produktivnost na poslu: 6 dokazanih načina

Dobar zaposlenik sam će raditi na tome da poveća svoju produktivnost, čak i ako ga tvrtka na to aktivno ne potiče.

Pametni poslodavci će to ipak primijetiti, što Vam može donijeti značajne povlastice i povećati šanse za unaprjeđenjem. S drudge strane, Vi ćete postati sretniji jer se više nećete utapati u poslu.

Pobrinite se za svoj mozak

Istraživanja su pokazala da se naš raspon koncentracije u posljednjih 20ak godina smanjio za čak 25% — s 12 na 8 sekundi. Doslovce imamo kraći fokus od zlatne ribice, a to će se odraziti i na kvalitetu našeg rada.

Gubimo sposobnost udubljivanja u zadatak i samo mu se djelomično posvećujemo. Naša pažnja stalno je podijeljena.

• U praksi: Vježbajte dubinski rad, uklonite distrakcije, izbjegavajte multitasking i odvojite vrijeme za odmor svakog dana.

Orijentirajte se prema principu 80/20

Ekonomist Vilfred Pareto još je 1895. godine zaključio da 20% ljudi — relativna manjina — posjeduje najveći postotak bogatstva (80%). Nešto kasnije, Dr. Joseph Juran primjećuje da se ovaj princip odigrava i u drugim sferama života. Primjerice, 20% naših aktivnosti proizvest će 80% rezultata.

Ključ za povećanje produktivnosti je, prema tome, u tome da se posvetimo aktivnostima koje spadaju u onih 20%.

• U praksi: Identificirajte svojih 20% tako da vodite dnevnik aktivnosti. Pored svake aktivnosti zabilježite rezultate ili prihod koji ste njome postigli. Aktivnosti koje ne stvaraju rezultate, poput odgovaranja na mailove ili dugih sastanaka, izbacite iz svog radnog dana.

Zadajte si vrijeme za izvršenje zadataka

Jasni rokovi će Vam dokazano pomoći da manje odugovlačite sa zadacima. Oni pretvaraju apstraktne ciljeve u konkretne zadatke.

Imat ćete jači osjećaj da ih doista možete izvršiti. Usto, imat ćete točno određeno vrijeme kada zadaci trebaju biti izvršeni. Već će Vas to motivirati da se pokrenete.

• U praksi: Prije važnih zadataka, navijte štopericu na vrijeme koje ste sami odredili. Budite realistični oko toga koliko vam vremena doista treba za kvalitetno izvršenje zadataka. Tijekom aktivnosti, bacite pogled na štopericu — otkucavanje sata će Vas motivirati da brže obavite posao.

Otkrijte svoje “zašto”

Često je uzrok slabe produktivnosti zapravo nedostatak motivacije. Iako zaposlenici ponekad motivaciju traže u vanjskim faktorima poput velike plaće ili godišnjih bonusa, najjači oblik motivacije je onaj koji dolazi iznutra.

• U praksi: Ako želite biti produktivniji, prvo utvrdite zašto. Ovo može zahtijevati dosta kopanja dok ne dođete do pravog odgovora. Evo primjera kako to često izgleda:
  
  Želim biti produktivniji. → Zašto?
  
  Odgovor: Želim da moj šef ima bolje mišljenje o meni. → Zašto?
  
  Odgovor: Jer želim dobiti unaprjeđenje. → Zašto?
  
  Odgovor: Jer želim više slobode na poslu te poboljšati zadovoljstvo zaposlenika.
  
  
  

Uložite u ergonomsku opremu

Često ne razmišljamo o tome kako se fizička bol odražava na naš radni učinak. No, novija istraživanja dokazuju da bismo trebali.

Naime, čak 3 od 10 zaposlenika u uredu izgube dva ili više sati pri obavljanju zadataka isključivo zbog boli.

Osim što gube više vremena nego što bi trebali, ovi zaposlenici svoje poduzeće u konačnici koštaju više jer nisu produktivno iskoristili sate za koje su plaćeni.

• U praksi: Obavezno investirajte u anatomsku obuću i ergonomski stolac. Također, razmislite i o kupnji dodatne opreme koja Vam može pomoći, poput oslonca za noge ili ergonomskog miša za računalo.

Uredite svoje radno mjesto

Svoj učinak možete povećati i malim promjenama u radnoj okolini. Dokazano je da su zaposlenici motiviraniji za rad kad im njihovo fizičko okruženje pruža sve ono što im treba te pozitivno utječe na njihovo zdravlje.

Osim toga, važno je i da prostor za rad bude organiziran i uredan. Dobra organizacija pomoći će Vam da se fokusirate na rad, umjesto da gubite vrijeme na traženje potrebnih dokumenata ili pribora.

• U praksi: Vaš prostor za rad treba imati puno prirodne svjetlosti tijekom dana, kao i neštetne umjetne izvore svjetlosti, poput LED žarulja. Radne površine trebaju biti čiste i prazne kako biste na njima mogli obavljati svoj posao.

Što sve utječe na produktivnost, a nije pod Vašom kontrolom?

Vaš učinak također ovisi o uvjetima radnog mjesta koje, nažalost, ne možete uvijek odrediti sami. No, pametni poslodavci poslušat će savjete svojih zaposlenika.

Stoga, možda vrijedi spomenuti par stvari koje kasnije možete spomenuti svojim šefovima kao prijedloge za poboljšanje učinkovitosti. Evo što sve utječe na Vaš učinak:

• radni procesi i način rada
• osobnost drugih zaposlenika
• osobna motivacija
• radno okruženje
• kultura tvrtke
• zdravlje

Često je dovoljno da poslodavac napravi male korake prema naprijed. Primjerice, osiguravanje kvalitetnih radnih uvjeta — kao što je nabava udobnih ergonomskih stolaca — već može značajno povećati produktivnost zaposlenih.

Poboljšajte učinkovitost koristeći se ovim tehnikama

• Pomodoro tehnika. Uključite štopericu na 25 minuta. Nakon isteka vremena, uzmite manju pauzu od pet minuta tijekom koje ćete prošetati po uredu ili se lagano istegnuti. Ponovite ovo još tri puta, a zatim — ako je moguće — uzmite dužu pauzu od 15 minuta.
  
  
• Pojedite žabu. Pisac Mark Twain daje savjet da odmah ujutro pojedite žabu, a ako morate pojesti dvije, prvo pojedite veću. Nije Twain lupao gluposti — on je samo metaforički dočarao da najteži posao treba imati prioritet. Ujutro ćete još imati dovoljno energije i posvećenosti da ga što bolje obavite. Usto, prije ćete ga skinuti s vrata i nećete provesti cijeli dan brinući se o onome što vas tek čeka.
  
  
• Delegirajte. Većina nas svoju produktivnost mjeri prema broju obavljenih zadataka te će se teško odreći svojih obaveza. Zaboravljamo da su neki zadaci toliko jednostavni da ih zapravo trebamo prepustiti nekom drugom kako bi se mogli posvetiti važnijim stvarima. Stvari koje trebate delegirati mogu biti, na primjer, odgovaranje na mailove, komunikacija s klijentima ili ugovaranje sastanaka.
  
  
• Posvetite se sebi. Brojna istraživanja dokazala su da su zaposlenici najproduktivniji kada su sretni. Iako se čini kontradiktorno, odvajanje vremena za hobije i brigu za vlastito mentalno zdravlje značajno će povećati Vašu učinkovitost na poslu. Pobrinite se da u Vašem kalendaru zabilježite vrijeme za ono što volite raditi!